Ошибочно считать Outlook почтовым клиентом. Официально это персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и groupware (программное обеспечение для совместной работы). В Outlook вы не только получаете и отправляете письма, но и можете вести список задач, работать с календарем-ежедневником, организовывать базу контактов. Причем все это может использоваться вместе с другими пользователями, особенно при подключении к Exchange Server. Но даже в таком мощном программном средстве есть мелочи, которых не хватает. Всегда есть, что улучшить.
Утилиты, собранные компанией MAPILab в один продукт - Toolbox, представляют собой уникальные настройки для Outlook, облегчающие некоторые задачи, а также дополняющие стандартный функционал программы. Дополнений всего 18, и в основном они касаются работы с почтой. Несмотря на то что Toolbox поставляется как единый продукт, каждую из входящих в него настроек Outlook можно включать и отключать по своему усмотрению. Это важный нюанс, так как многие плагины достаточно ресурсоемкие, активно работают с файловой системой, с базой сообщений и задач.
E-mail Scheduler и Task E-mail Scheduler
E-mail Scheduler и Task E-mail Scheduler выполняют одну задачу - отправку сообщения электронной почты по расписанию. Однако разными способами. Наиболее мощные возможности - у E-mail Scheduler. У него свой собственный инструмент по настройке расписания и больше возможностей по формированию отправляемого письма. Помимо текста вы можете отправлять любые файлы, причем файлы могут быть один раз вложены в письмо или браться каждый раз заново, поэтому, например, задача отправки ежедневно обновленного прайс-листа решается элементарно.
Task E-mail Scheduler используется встроенный в Outlook инструмент планирования задач и систему напоминаний. Письмо, сформированное таким способом, будет отправлено, когда сработает алерт связанной с ним задачи.
File Send Automatically
Это еще более простой способ отправки новых версий документов получателям. С помощью File Send Automatically Outlook самостоятельно будет следить за изменениями и отправлять письмо с прикрепленным к нему обновленным файлом. Плагин срабатывает на изменение даты и на факт появления файла по указанному пути. Кроме того, вы можете вести историю уже отправленных файлов, переименовывая или перемещая их в другой каталог.
File Fetch
File Fetch решает проблему отсылки файлов и документов по запросу. Если у вас постоянно просят прислать тот или иной документ, или последнюю сборку программы, или еще что-то, то этот плагин облегчит вашу жизнь и избавит от назойливых писем. Основываясь на обработке ключевых слов в теме сообщения, Outlook сам отсылает отправителю ответ, содержащий требуемый •файл. Для обеспечения безопасности, чтобы письмо с финансовой отчетностью предприятия не ушло на случайный адрес, вложение можно защитить паролем, можно указать фиксированный перечень адресов, которые могут присылать подобные запросы.
Mailing List Services
Mailing List Services поможет вам собрать почтовые адреса с группы сообщений и сохранить их в списке контактов или во внешний файл. Во многих почтовых клиентах есть возможность настроить автоматическое добавление отправителя в вашу адресную книгу. Этот плагин делает то же самое плюс может оперировать с отдельной папкой или с отдельно отобранными сообщениями.
Message AutoFill
Обеспечивает создание некоего шаблона при создании письма. В зависимости от заданных условий в письме автоматически заполняются адреса получателей, тема, выбирается учетная запись почтового провайдера. К сожалению, условий не так много, наиболее полезным является использование различных папок для писем от разных получателей либо возможность дублировать всю корреспонденцию на какой-то третий адрес, например начальнику или на ваш второй адрес почты.
Batched Mail
При особо строгих правилах по количеству и объему отправляемой почты за единицу времени у почтового провайдера вам пригодится это дополнение. Борьба со спамом иногда приводит к особо жестким мерам предосторожности, которые осложняют жизнь простых пользователей. Batched Mail автоматизирует процесс массовой отправки, распределяя равномерно объем исходящих писем.
Contacts Journaling
В Outlook есть встроенная возможность автоматически вести журнал ваших действий во всех компонентах Microsoft Office, в том числе и в самом Outlook, сохраняя их в дневнике. К сожалению, в отношении журналирования переписки по адресам, занесенным в ваш список контактов, система не слишком демократична. Contacts Journaling позволяет включить запись для всех ваших контактов сразу, а также настроить создание записей в дневнике для каждой папки с письмами отдельно.
Email Reminder
Если вы пользуетесь функцией установки напоминаний для различных элементов Outlook (задачи, письма, календарь), то наверняка бывала ситуация, когда напоминание о встрече или необходимости ответить на письмо «выскочило» на рабочем столе, однако вас в этот момент не было на месте и вы все пропустили. Email Reminder отправляет уведомительные письма об отмеченных событиях на указанный адрес. Разработчик рекомендует отсылать их на СМС-шлюз вашего оператора связи, чтобы вместо письма вы получали сообщение на мобильный. Однако не у всех операторов официально есть такой шлюз, да и использовать обычную почту сейчас уже гораздо проще на многочисленных мобильных коммуникаторах и планшетах.
Hide Fax Numbers
Совсем экзотическая функция. Предназначена для скрытия в общем списке контактов строк с номерами факсов. Возможно, тому, кто активно пользуется одновременно и почтой, и факсом, это будет полезно.
Attachments Forget и Attachment Options
Attachments Forget следит за тем, что вы написали в письме, и если вы упомянули наличие в письме вложения («смотри фотки в аттаче!»), но само вложение отсутствует, то выводит вот такое сообщение. Список ключевых слов можно изменить, в зависимости от того, как вы любите называть прикрепленные к письмам файлы.
Attachment Options позволяет обойти встроенную в Outlook защиту, которая не пропускает те вложения, которые могут представлять опасность. В основном это всевозможные скрипты, исполняемые файлы и другое активное содержимое. Однако помните, многие присланные вам файлы действительно могут содержать вредоносный код, поэтому пользуйтесь этой функцией осторожно.
vCard Converter
Аналогично дополнению Mailing List Services, vCard Converter работает с электронными визитными карточками. Позволяет экспортировать данные, в файлы vCard и импортировать из них.
Subscription Manager
В адресной книге Outlook есть возможность организовывать списки рассылки. Письмо, в поле получателя которого указан такой список, будет разослано всем его участникам. Это удобно и повсеместно используется. Subscription Manager позволяет на основе этого функционала организовать центр подписки, управляемый подписчиками самостоятельно. Отправляя на указанный адрес письма с ключевыми словами в теме, они смогут добавлять себя в указанный ими же список рассылки, отменять подписку, получать справочную информацию о состоянии подписки. Подписчики будут сами отвечать за получение писем, вашей задачей остается только отправлять требуемые материалы, что также можно автоматизи ровать.
Email Redirect
Интересное дополнение - альтернатива стандартной пересылке писем. Если при пересылке письмо соответствующим образом обрабатывается (например, добавляется «FW:» в тему) и отправляется от вашего имени, то при отправке с помощью Email Redirect новый получатель увидит письмо в неизменном виде. То есть вы, как посредник, исключаетесь из цепочки, и если Вася отправил письмо вам, а вы перенаправили его Пете, то Петя будет думать, что Вася отправил ему письмо напрямую, минуя вас. С точки зрения правил переписки это, может быть, и не совсем корректно, но программа всего лишь использует имеющуюся в Outlook техническую возможность.
Reminders Assistant
Разработчиком утверждается, что это дополнение включает скрытую в Outlook возможность устанавливать напоминания для любого элемента или папки. Честно говоря, с включенным и выключенным этим плагином я разницы не увидел - в моем Outlook 2007 напоминания можно устанавливать везде.
Send If Approved
Единственный компонент, который не имеет своего раздела с настройками. Позволяет добавить в правила обработки почты возможность произвести действия с письмом до его отправки.
