Как настроить папку входящие в outlook
Перейти к содержимому

Как настроить папку входящие в outlook

  • автор:

Упорядочение папки «Входящие» в Outlook для Windows

Упорядочение папки «Входящие» имеет первостепенное значение для эффективной работы. Переход с Gmail на Outlook — Вот некоторые отличия в терминологии и функциональных возможностях двух приложений:

  • В Outlook используются папки, а для упорядочения сообщений используется метки Gmail.
  • Outlook использует правила для сортировки электронной почты по папкам и категориям при их доставке. Gmail использует фильтры. В Outlook также есть фильтры, но в Outlook есть способ сортировки папок «Входящие» и «папка».
  • Пометка сообщения электронной почты в Outlook очень похоже на другое электронной почты в Gmail.

Упорядочение электронной почты с помощью папок

  1. Выберите сообщение.
  2. Выберите Переместить.
  3. Выберите папку. Кроме того, можно перетащить сообщение в папку.

Перемещение сообщения в папку в Outlook

Создание правил для автоматической сортировки электронной почты

Вы можете сделать правила сложными или простыми, как вы хотите. Ниже показано, как быстро отправить все сообщения от одного отправителя в определенную папку.

  1. Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
  2. Выберите правила.
  3. Выберите всегда перемещать сообщения из [имя отправителя].
  4. Выберите папку или нажмите кнопку создать , чтобы создать новую.
  5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Чтобы сделать правило более сложным, щелкните правой кнопкой мыши сообщение и выберите правила > создать правило. Ознакомьтесь с разделом Управление сообщениями электронной почты с помощью правил , чтобы узнать больше.

Создание правила в Outlook

Пометка электронной почты к исполнению

  1. Выберите сообщение электронной почты.
  2. Нажмите кнопку к исполнению.
  3. Выберите тип границы. Или наведите указатель мыши на сообщение и выберите флаг.

Чтобы просмотреть все помеченные сообщения, выполните указанные ниже действия.

  • Нажмите кнопку фильтр электронной почты >помечены.

Пометка сообщения к исполнению в Outlook

Архивация электронной почты

Используйте архивацию , если вы хотите хранить «чистую» папку «Входящие», но не удаляйте определенные сообщения. В отличие от удаленных сообщений, можно выполнять поиск в архивных сообщениях.

  1. Выберите одно или несколько сообщений.
  2. Выберите Архивировать.

Архивирование электронной почты

Примечание: Функции и информация в этом руководстве относятся к почте Outlook, доступной по Microsoft 365.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

  • В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

  • В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

После создания папки нужно создать правило обработки входящих писем, для автоматической сортировки писем в эти папки.

У вас не должно быть настроено фильтров в браузерной версии почты Kerio Connect.

Создание правил фильтрации

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих сообщений, отвечающих заданным условиям.

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Чтобы все сообщения, полученные с адреса jira@corporation.corp (уведомления от Jira), confluence@corporation.corp (уведомление из конфлюенс), hipchat@corporation.corp (уведомления из HipChat), направлялись в специальную папку, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

  • Откройте вкладку Файл ->Управление правилами и оповещениями ->Новое.

  • Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

  • Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.

  • Укажите правило Переместить их в папку Jira.

  • Нажмите Далее.
  • Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.
  • На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

  • Установить флажки От и Содержащие в тексте сообщения.

  • Задать в поле и содержащее в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

  • Нажать Далее.
  • Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку .

  • В качестве назначенной папки указать Комментарии.
  • Нажать Далее.
  • На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
  • Нажать Далее.
  • Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
    • Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
    • Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
      • Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
      • Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
      • Создать правило для всех учетных записей.

      Создание правила Упомянул

      Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».

      Работа с папками сообщений в Outlook.com

      Если вы хотите упорядочить сообщения в Outlook.com, можно создать новые папки или переименовать, переместить или удалить существующие папки. Можно также настроить правила, чтобы Outlook.com автоматически перемещали сообщения в папки в зависимости от заданных условий.

      Папки по умолчанию

      По умолчанию в учетной записи есть следующие папки:

      • Входящие. Если вы не создали правило для папки «Входящие», чтобы перенаправлять входящие сообщения в другую папку, и они не распознаются как нежелательная почта, то попадают в папку «Входящие».
      • Нежелательная почта Сообщения, имеющие признаки нежелательных, но не заблокированные фильтром нежелательной почты до попадания в ваш почтовый ящик, будут автоматически перемещены в эту папку. Узнайте больше о том, как пометить электронную почту как нежелательную или заблокировать отправителей в Outlook.com.
      • Черновики. Если вы создаете новое сообщение или отвечаете на входящее, но вам нужно сделать перерыв, такое сообщение автоматически сохранится в папке «Черновики». Вы сможете вернуться к нему позже, чтобы продолжить редактирование, а затем отправить.
      • Отправленные. По умолчанию копия каждого сообщения, которое вы отправляете, попадает в папку «Отправленные».
      • Удаленные. Когда вы удаляете сообщение, оно перемещается в папку «Удаленные».
      • Архив Это хорошее место для хранения сообщений, с которыми вы работаете, но, возможно, захотите обратиться к ним позже. Перемещение сообщений, с которыми вы закончили, в архив помогает уменьшить беспорядок в папке «Входящие».

      Отсутствующие папки

      Если не удается увидеть левую панель папок, выполните следующие действия.

      1. Выйдите из Outlook.com.
      2. Очистите кэш браузера. Узнайте, как это сделать для Microsoft Edge, Chrome, Firefox или Safari.
      3. Закройте все вкладки и окна браузера.
      4. Вновь войдите на сайт www.outlook.com.

      Советы: При просмотре на небольшом экране может потребоваться выполнить следующее:

      Значок с 3 линиями в Outlook.com

      1. Разверните окно браузера или прокрутите влево, чтобы просмотреть список папок.
      2. Разворачивайте область папок только при необходимости. Щелкните значок с тремя линиями

      Контекстное меню папок

      Большую часть действий с папками можно выполнить с помощью контекстного меню, которое выводится при щелчке правой кнопкой мыши на папке.

      • Создать новую вложенную папку Используется для создания вложенной папки в папке, которую вы щелкнули правой кнопкой мыши.
      • Удалить папку. Удаляет папку со всем содержимым, перемещая ее в папку «Удаленные». Папки по умолчанию, такие как папка «Входящие», не могут быть удалены.
      • Удалить все Перемещает все элементы в выбранной папке в «Удаленные».
      • Пометить все как прочитанные Помечает все элементы в выбранной папке как прочитанные.
      • Переименовать Позволяет изменить имя папки. Стандартные папки, такие как папка «Входящие», переименовать невозможно.

      Создание папки

      Вы можете создать дополнительные папки, чтобы упорядочить сообщения удобным для вас образом. Например, вы можете создать папку для конкретного проекта, для всех сообщений, полученных от одного человека, или для списка рассылки.

      Создание папки

      1. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши имя почтового ящика и выберите Создать папку.
      2. Введите имя новой папки в поле и нажмите клавишу ВВОД. При создании новой папки она добавляется в алфавитном порядке под папкой Archive.

      Создание вложенной папки

      1. В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку, в которую вы хотите добавить вложенную папку.
      2. Выберите Создать вложенную папку.
      3. Введите имя новой папки в поле и нажмите клавишу ВВОД.

      Переименование папки

      Примечание: Переименовать стандартные папки, такие как «Входящие», «Черновики» или «Удаленные», невозможно.

      1. В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите переименовать.
      2. Выберите команду Переименовать.
      3. Укажите имя папки и нажмите клавишу ВВОД.

      Перемещение папки

      Вы не можете изменить порядок папок в разделе Папки и не можете переместить вложенные папки в меню main папки. Вложенные папки должны всегда находиться внутри другой папки.

      Вы можете изменить порядок папок или других элементов в списке Избранное. Чтобы добавить папку в избранное, щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите добавить в избранное.

      Примечание: Если вы случайно переместите папку в вложенную папку, создайте новую папку и скопируйте все сообщения электронной почты из вложенной папки в новую папку верхнего уровня.

      Удаление папки

      Примечание: Стандартные папки, такие как «Входящие» и «Отправленные», удалить нельзя.

      1. В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку или подпапку, которую хотите удалить.
      2. Выберите команду Удалить папку.
      3. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить удаление.

      Папка «Удаленные»

      Когда вы удаляете сообщение или папку, это сообщение или папка сперва попадает в папку «Удаленные». Вы можете удалять сообщения из нее вручную или настроить в Outlook.com автоматическую очистку папки «Удаленные» при выходе из учетной записи.

      Примечание: Чтобы просмотреть содержимое удаленных папок, щелкните стрелку рядом с пунктом Удаленные, чтобы развернуть папку.

      Очистка папки «Удаленные» при выходе

      Значок параметров

      1. Перейдите в раздел Параметры обработки сообщений (Параметры

      Узнайте, как восстановить удаленные сообщения, в статье Восстановление удаленных сообщений на Outlook.com.

      Обработка сообщений

      Используйте команды на панели команд Outlook.com или настройте правила, чтобы Outlook.com автоматически перемещать сообщения в папки по мере их получения.

      Автоматическая обработка сообщений с помощью команд

      Такие команды, как Очистить и Переместить, позволяют автоматически удалять или перемещать все сообщения от конкретного отправителя. Команды отображаются на панели команд Outlook.com при выборе сообщения в папке «Входящие».

      • С помощью команды Очистить можно быстро удалить ненужные сообщения из папки «Входящие». Выбрав сообщение, вы можете автоматически удалить все входящие сообщения от его отправителя, сохранить только последние сообщения или удалить сообщения, полученные более 10 дней назад.
      • Команда Переместить позволяет переместить определенное сообщение в другую папку.

      Автоматическая обработка сообщений с помощью правил

      Используйте правила для автоматического перемещения сообщений в папки при их получении.

      Дополнительные действия

        В папке «Входящие» выделите сообщение, для которого нужно назначить правило, и выберите

      Есть дополнительные вопросы?

      Чтобы получить поддержку в Outlook.com, щелкните здесь или выберите Справка в строке меню, затем введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да.

      Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь.

      Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов.

      Значок приложения

      Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.

      Публикуйте вопросы, следите за обсуждениями и делитесь знаниями в сообществе Outlook.com.

      Сортировка почты в Outlook

      Папка «Входящие» с фокусом разделяет папку «Входящие» на две вкладки: «Фокусированные» и «Другие». Самые важные сообщения электронной почты находятся на вкладке «Фокус», а остальные остаются доступными(но не всегда) на вкладке Другие.

      Чтобы создать папку «Входящие» специально для вас, система учитывает сообщения электронной почты и контакты, с которыми вы взаимодействуете, и отфильтровывает источники шума, такие как автоматически создаваемые или массовые рассылки. Чем чаще ее используют, тем лучше она работает.

      Выберите вкладку ниже для используемой версии Outlook. Какая у меня версия Outlook?

      Примечание: Если действия на этой вкладке «Новый Outlook » не соответствуют вашему экрану, возможно, вы еще не используете новый Outlook для Windows. Выберите Классический Outlook и выполните эти действия.

      Включение и выключение сортировки почты

      1. Откройте Outlook.

      Значок параметров

      Выберите Просмотр >Параметры представления

      Снимок экрана: окно Outlook с вкладками

      .

    • В разделе Макет почты > выберите учетную запись, к которой нужно применить параметры.
    • Чтобы включить Выберите параметр Сортировать сообщения пофокусам и другим. Отключение Выберите параметр Не сортировать сообщения.
    • Выберите Сохранить, если вы внесли какие-либо изменения. Если включена функция «Сортировка», в верхней части почтового ящика отображаются вкладки «Фокусированные» и «Другие». Вы будете получать уведомления о письмах, поступающих в папку «Другие», и сможете в любой момент переключиться между вкладками.

      Упорядочение сообщений

      1. В папке «Входящие» выберите вкладку «Фокус» или «Другое «, а затем щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое нужно переместить.
      2. Перемещение сообщения с «Фокус» на другое:
        Выберите Переместить >Переместить в другой почтовый ящик. Выберите Всегда переходить в другой почтовый ящик , если вы хотите, чтобы все будущие сообщения от отправителя доставлялись на вкладку Другие. Чтобы переместить одно сообщение из другого в «Фокус», выполните следующее:
        Выберите Переместить >Переместить в папку «Входящие» с фокусом. Выберите Всегда переходить в папку «Входящие» с фокусом , если вы хотите, чтобы все будущие сообщения от отправителя доставлялись на вкладку «Фокус».
      • В Outlook для Windows папка «Входящие» доступна только для учетных записейMicrosoft 365, Exchange и Outlook.com .
      • Если вы не видите в почтовом ящике пункты «Фокус» и «Другое», возможно, вместо этого у вас есть папка «Несрочные». Дополнительные сведения см . в разделе Использование функции «Несрочный» для сортировки сообщений с низким приоритетом в Outlook.
      • REST API», посвященный папке «Входящие», предоставляет Microsoft 365 классификацию сообщений почтовых ящиков и обучение, чтобы помочь пользователям эффективно сортировать свои сообщения электронной почты. Однако этот API не поддерживается для общего почтового ящика Microsoft 365. Outlook для Windows в настоящее время отображает подсказки «Сосредоточенная папка «Входящие» для общих почтовых ящиков. Это непредвиденное поведение. Корпорация Майкрософт знает о проблеме, и эта статья будет обновлена после внесения изменений.

      Включение сортировки почты

      Показать папку

      1. В Outlook выберите вкладку Вид .
      2. Выберите Показать отсортированные сообщения.

      Фильтрация с фокусом или другое

      В верхней части вашего почтового ящика появятся вкладки «Отсортированные» и «Другие». Вы будете получать уведомления о письмах, поступающих в папку «Другие», и сможете в любой момент переключиться между вкладками.

      Упорядочение сообщений

      Команды

      1. В папке «Входящие», откройте вкладку Отсортированные или Другие, а затем щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите переместить.
      2. Если вы переходите с «Фокусироваться» на «Другое», выберите Переместить в другое , если нужно переместить только выбранное сообщение. Выберите Всегда переходить к другому , если вы хотите, чтобы все будущие сообщения от отправителя доставлялись на вкладку Другие . Если вы переходите с Другое на Фокус, выберите Переместить в Фокус, если нужно переместить только выбранное сообщение. Выберите Всегда перемещаться в фокус, если вы хотите, чтобы все будущие сообщения от отправителя доставлялись на вкладку Фокус.

      Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

      Включение сортировки папки «Входящие»

      Значок параметров

      1. Откройте Outlook.com, Hotmail.com или Outlook в Интернете.
      2. В верхней части страницы выберите Параметры

      Снимок экрана: вкладки

      >Макет почты >.

    • В разделе Сортировка сообщений в папке «Входящие» выберите параметр Сортировка сообщений по фокусам и другим. Чтобы отключить фокусированный почтовый ящик, выберите Не сортировать сообщения.
    • Если вы внесли изменения, нажмите кнопку Сохранить.
    • В верхней части почтового ящика в списке сообщений электронной почты выберите пункты Фокусированные и Другие. Вы можете переключаться между вкладками в любое время, чтобы быстро просмотреть.

      Упорядочение сообщений

      Снимок экрана: контекстное меню с параметрами Переместить в другую папку

      1. В папке «Входящие», откройте вкладку Отсортированные или Другие, а затем щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите переместить.
      2. При перемещении одного сообщения с «Фокус» на «Другое» выберите Переместить >Переместить в папку «Другие входящие«. Выберите Всегда переходить в другой почтовый ящик , если вы хотите, чтобы все будущие сообщения от отправителя доставлялись на вкладку Другие .

      На снимке экрана показано контекстное меню с параметрами Переместить в папку

      При перемещении одного сообщения с другого на «Фокус» выберите Переместить > Переместить в папку «Входящие» с фокусом. Выберите Всегда переходить в папку «Входящие» с фокусом, если вы хотите, чтобы все будущие сообщения от отправителя доставлялись на вкладку «Фокус».

      Вопросы и ответы

      Как сортировка почты взаимодействует с функцией «Несрочные»?

      Сортировка почты заменит функцию «Несрочные». После переключения вы больше не будете получать менее важное сообщение электронной почты в папке «Несрочные». Вместо этого почта будет распределяться между вкладками «Отсортированные» и «Другие». Тот же алгоритм, который переместил элементы в папку «Несрочные», теперь обеспечивает функции «Сортировка» в папке «Входящие», а это означает, что все сообщения электронной почты, которые были перемещены в «Несрочные», будут перемещены в папку «Другие». Все сообщения, которые уже находятся в папке «Несрочные», будут оставаться там до тех пор, пока вы не решите удалить или переместить их.

      Можно ли продолжать использовать функцию «Несрочные» вместо сортировки почты?

      Пока вы можете продолжать пользоваться функцией «Несрочные». В конечном итоге она будет заменена сортировкой почты.

      Если я отключу функцию «Несрочные», смогу ли я попробовать сортировку почты?

      Да. Вы сможете включить сортировку почты, воспользовавшись инструкциями выше.

      Будут ли сообщения сортироваться сразу же после включения этой функции?

      Да. Как только вы включите сортировку почты, вы увидите вкладки «Отсортированные» и «Другие» в верхней части папки «Входящие». Чем больше вы работаете с этой функцией, тем лучше она сортирует сообщения. Вы также можете обучать Outlook, перемещая письма из папки «Отсортированные» в папку «Другие» и наоборот и настраивая переопределения, чтобы сообщения от определенных отправителей всегда выводились на определенной вкладке.

      Сортировка папки «Входящие» включена, но после нажатия кнопки Переместить сообщения не перемещаются

      Если вы используете общий почтовый ящик, папка «Входящие» с фокусом не будет работать. Это сделано специально.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *